Maîtriser le virage numérique : conclure le parcours dans le secteur de l’énergie
Nous espérons que vous avez suivi notre parcours de transformation numérique dans le secteur de l’énergie. Nous allons explorer ici les dernières étapes à suivre dans votre parcours de numérisation. Si vous avez suivi les étapes décrites dans notre guide, Les aventures de la numérisation :le guide de la numérisation pour les entreprises du secteur de l’énergie, vous êtes sur la bonne voie.
À ce stade, vous avez déjà fait le travail de base, vous avez une compréhension claire des coûts sous-jacents et vous avez obtenu le soutien de vos cadres, qui reconnaissent les avantages du passage au numérique. De plus, votre essai pilote garantira la solidité de votre plan. Félicitations d’être arrivé jusqu’ici!
Il est maintenant temps de peaufiner les détails pour assurer la mise en œuvre réussie de votre nouveau processus numérique. Comme dans les étapes précédentes, nous allons souligner l’importance d’intégrer la gestion du changement dans votre plan de numérisation et de discuter des normes de conformité pour obtenir un aperçu rapide de l’avenir numérique. Poursuivez votre lecture : nous vous présenterons les derniers détails à prendre en compte.
La communication est une composante majeure de tout processus de mise en œuvre réussi. Lors de l’introduction d’un système de gestion électronique ou d’un nouveau flux de travail, conseillez aux employés de se préparer bien à l’avance aux changements. Aidez-les à comprendre le « pourquoi » de la décision et les avantages qui en découleront. Une communication claire et transparente peut réduire les résistances internes, définir des attentes réalistes et augmenter les taux d’adoption.
Une approche solide de la gestion du changement doit inclure un programme de formation robuste avec une assistance et des encouragements continus pour permettre à votre entreprise de passer efficacement au numérique. Gardez les flux de travail et les processus aussi simples que possible. Un budget permettant une formation adéquate du personnel contribuera à garantir le respect du nouveau processus et à renforcer la confiance dans l’intégrité des données électroniques en tant que source de vérité.
Que vous choisissiez de gérer votre parcours de numérisation en interne ou de travailler avec un fournisseur, la sensibilisation et la compréhension des questions liées à la conformité sont essentielles pour atténuer les risques. Dans le secteur de l’énergie en particulier, le respect des normes de conformité permet d’éviter les coûts liés aux amendes, la nécessité de racheter des documents et la violation d’obligations contractuelles.
La planification de la conformité va des exigences obligatoires aux pratiques exemplaires suggérées. Le niveau de tolérance au risque de votre organisation déterminera en fin de compte l’approche adoptée, mais les niveaux de conformité à prendre en considération sont les suivants :
La législation, les règlements et les politiques des ministères et des organismes gouvernementaux prescrivent des normes minimales pour que les copies numériques soient considérées comme une source de vérité. Les procédures, les politiques et les systèmes d’une organisation doivent satisfaire ces normes juridiques.
Des normes générales, des directives et des pratiques exemplaires sont élaborées par plusieurs organisations. Prenez connaissance des recommandations publiées et utilisez-les pour éclairer les décisions de votre organisation. Les recommandations publiées s’efforcent d’être conformes aux textes en vigueur, mais doivent faire l’objet d’un examen juridique avant l’élaboration de pratiques internes.
Lorsque vous envisagez les directives de « niveau 3 », recherchez toutes les pratiques exemplaires législatives et sectorielles afin de formuler l’interprétation de votre organisation et de garantir que les documents électroniques sont fiables, défendables et vérifiables.
La dernière étape de la numérisation consiste à regarder au-delà du présent pour envisager les besoins futurs de votre entreprise en matière de données. Prenez le temps de réfléchir aux raisons qui vous ont poussé à entreprendre ce parcours. S’agit-il d’accroître l’efficacité, de renforcer la sécurité des données, d’atténuer les risques, d’enrichir la conformité, d’améliorer les résultats ou d’augmenter votre avantage concurrentiel?
Quelle que soit la motivation, elle est très probablement dictée par un besoin existant et actuel. Cependant, il est tout aussi important de réfléchir à la manière dont votre organisation pourrait changer et évoluer, et de comprendre comment les technologies et les plateformes de gestion des documents continuent de progresser. La mise en œuvre d’un système évolutif permet à votre stratégie de passer au niveau supérieur et augmente encore le rendement du capital investi.
Access comprend la complexité des données du secteur de l’énergie et peut vous aider dans votre démarche de numérisation, quel que soit votre point de départ. Cliquez ici pour ouvrir une nouvelle fenêtre afin d’entrer en contact avec l’un de nos agents dès aujourd’hui.
En attendant, pour obtenir des informations plus détaillées sur chacune des étapes abordées dans ce billet, consultez le guide « Les aventures de la numérisation pour les entreprises du secteur de l’énergie ». Vous y trouverez des liens utiles et des outils pour vous guider à chaque étape de votre parcours de numérisation.
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