Au cours des 20 à 25 dernières années, le secteur a déclaré que le papier était mort. Nous avons continué à croire que cela se produirait en faveur des documents numériques, mais hélas, ce navire n’a toujours pas quitté le port.
Bien que des progrès aient été réalisés dans l’ensemble du secteur pour réduire considérablement les documents papier, je pense que nous sommes tous d’accord pour dire que le papier n’est pas mort. Cela dit, la transformation numérique du papier est devenue une nécessité pour survivre dans les environnements de travail actuels, axés sur la technologie, la mobilité et le travail à distance. Il va sans dire que les processus manuels basés sur le papier sont sujets aux erreurs, inefficaces et nécessitent beaucoup de main-d’œuvre.
Dans l’environnement de travail à distance et hybride d’aujourd’hui, les documents papier sont un obstacle à la réussite des organisations qui s’efforcent d’accroître la productivité et la rapidité d’accès à l’information pour les employés, les clients et les partenaires. L’augmentation des documents numériques, les entreprises entièrement numériques comme Google et les progrès technologiques ont rendu la dématérialisation plus abordable que par le passé. Cependant, malgré toutes ces raisons, le passage des documents papier aux documents numériques peut s’avérer accablant. Nous avons constaté que commencer par utiliser « moins de papier » et éviter son utilisation dans vos bureaux peut faire une grande différence dans la réussite d’une initiative de dématérialisation.
Le passage des documents papier aux documents électroniques présente de nombreux avantages. L’amélioration de la productivité des processus, la nécessité de trouver et de partager rapidement des documents, et la demande d’un accès aux documents à tout moment et en tout lieu restent en tête de liste des raisons pour lesquelles presque toutes les entreprises tentent de passer du papier aux documents numériques. Le passage du papier aux documents électroniques continue de faire partie des stratégies de transformation numérique, les entreprises cherchant à réduire les coûts et à diminuer l’implication des employés dans des tâches transactionnelles et répétitives.
Il s’agit de convertir les documents papier en documents numériques dès leur entrée dans un processus afin qu’ils puissent être traités par des flux de travail numériques conçus pour tirer parti de l’augmentation des documents nativement numériques. Les entreprises de toutes tailles mettent en œuvre des solutions de transformation numérique avec des outils et des fonctionnalités qui éliminent le besoin de papier à chaque étape du cycle de vie d’un document.
Presque toutes les entreprises ont grandi en travaillant avec du papier et en créant des documents papier, mais les grandes salles d’archives sur place et les rangées de classeurs commencent à disparaître des bureaux modernes. Le coût de l’espace de bureau et la nécessité d’utiliser cet espace pour des activités qui soutiennent l’entreprise en sont les principales raisons. Nous avons vu un certain nombre d’entreprises qui, après avoir converti les documents papier en fichiers électroniques, déménagent dans de nouveaux bureaux, consolident des étages de bureaux existants ou réaménagent leur espace pour bénéficier d’une utilisation à plus forte valeur ajoutée lorsqu’elles retirent l’entreposage des fichiers papier. Les dossiers et documents qui ne sont pas fréquemment consultés sont déplacés vers un lieu d’entreposage hors site, ce qui est presque toujours plus rentable et plus sûr.
La plupart des moyennes et grandes entreprises s’associent à des sociétés de gestion de documents hors site pour entreposer et gérer leurs documents papier qui doivent être conservés pour des raisons réglementaires et de gouvernance d’entreprise. Si vous avez un bon fournisseur de gestion des documents, il vous fournira des analyses et des outils pour vous aider à vous passer du papier et à éviter qu’il ne revienne au bureau.
Presque toutes les sociétés de gestion de documents disposent d’un portail en ligne pour demander des documents, mais ce n’est pas suffisant. Recherchez des tableaux de bord qui montrent quels services envoient le plus de documents hors site lorsqu’ils doivent être détruits, et quels services demandent le plus de documents à retourner. Voici ce que vous devez savoir si vous êtes sérieux au sujet de la réduction du papier et de son élimination de votre entreprise.
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Si vous devez accéder à des documents papier entreposés hors site ou à des documents inactifs plus anciens, faites-le numériquement. C’est ce qu’on appelle souvent la numérisation à la demande ou la livraison numérique, et la plupart des entreprises de gestion de documents proposent des services de conversion du papier au numérique. Mais savent-elles comment numériser correctement les documents papier? Ce que vous ne voulez pas, ce sont des documents numérisés et envoyés par courriel. Cette approche pose des problèmes de sécurité, sans parler de l’encombrement de l’espace de stockage réseau.
Qu’un document soit numérisé par votre fournisseur de gestion de documents, par une entreprise d’imagerie documentaire ou par votre propre personnel, il doit être stocké dans une technologie conçue pour la gestion de documents, de préférence avec les fonctionnalités mentionnées plus haut. L’accès numérique devrait être plus rapide et plus rentable que l’accès physique, et le papier ne devrait pas avoir besoin d’être numérisé la prochaine fois que vous en aurez besoin. Recherchez des caractéristiques pratiques lors de la mise en place d’un processus de numérisation à la demande :
Chaque entreprise doit avoir un programme de conservation et devrait le suivre. L’un des moyens les plus simples de retirer le papier dans votre organisation est de respecter votre calendrier de conservation. S’il est temps de vous débarrasser de documents, débarrassez-vous-en. Votre programme de gouvernance de l’information doit vous aider à passer du papier au numérique. Si les documents numériques sont acceptables pour les organismes de réglementation et les auditeurs, envisagez de convertir les documents papier en fichiers électroniques et d’éliminer les documents papier le plus rapidement possible.
Bien qu’une entreprise totalement dépourvue de papier ne soit peut-être pas réalisable ou réaliste, l’élimination du papier dans les processus d’entreprise doit être un exercice permanent. Suivez ces conseils pour réduire le papier, économiser de l’argent, améliorer les processus et rendre votre entreprise plus efficace.
Pour obtenir des conseils supplémentaires sur le sujet, téléchargez notre livre électronique, Accélérer la numérisation pour répondre aux exigences actuelles du travail à distance.
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